【NetSuite】ワークフローを一括承認する方法（一括更新機能）

はじめに

NetSuiteで申請を承認する場合、画面を開いて内容を確認し操作を行っていくのが基本ですが、

ワークフローで承認者の設定を行っている場合、「一括更新」の機能を使うことで、自分が承認者となっている複数のレコードをまとめて処理することが可能です。

今回は一括更新で表示される4つのアクションのうち、承認の一括実行に使う「処理」を中心に、画面操作の手順を解説します。

一括更新の画面には、ワークフローごとに次の4つのアクションが並びます。

（○○にはワークフロー名が入ります）

公式ドキュメントでは、「処理」は、ワークフローのインスタンス（レコードごとに動いているワークフローの実行単位）を、現在の状態から次の状態へ進めるアクションとされています。

承認を例にすると、「承認待ち」の状態にあるレコードを、まとめて次の状態へ進める用途で使えます。

メニューから「リスト」→「一括更新」→「一括更新」の順に進みます。

一括更新の画面で「ワークフロー」の項目を展開します。レコードタイプごとに、開始・処理・キャンセル・移行ができるワークフローが一覧で表示されます。

一覧から、一括更新したいワークフローの「○○を処理」をクリックします。設定画面が表示されます。

処理の対象にするレコードの条件を設定します。保存検索と同じような設定画面です。

例えば、内部IDを条件にして特定のレコードだけを対象にする、ワークフローの状態を示す項目を使用し承認待ちのレコードだけを対象にする、などの設定ができます。

「プレビュー」をクリックすると、実行対象のレコードの一覧が表示されます。チェックが入っているレコードが処理の対象になるため、意図したレコードだけが選ばれているかを確認します。

内容に問題がなければ、「更新を実行」をクリックします。実行が完了すると「一括更新実行済」の画面に遷移し、実行された件数が表示されます。

すぐに実行せず、後で実行したい場合は「保存」をクリックします。保存した一括更新は、「リスト」→「一括更新」→「保存一括更新」から実行できます。

以下は、Oracle社の公式ドキュメントに記載されている内容です。

複数のレコードに対して、ワークフローをまとめて開始します。標準レコード、カスタムレコードのどちらでも使えます。レコードを1件ずつ開いてワークフローを開始する手間を省けます。

手順は「処理」とほぼ同じで、「○○を開始」を選び、対象のレコードを絞り込んで実行します。

複数のレコードで動いているワークフローのインスタンスを、まとめてキャンセルします。公式ドキュメントでは、この操作ができるのは管理者ロールのユーザーとされています。

こちらも「○○をキャンセル」を選び、プレビューで対象を確認して実行します。

ワークフローの本来の実行経路から外れて、稼働中のワークフローの状態を別の状態へ移すアクションです。

公式ドキュメントでは、ワークフローに問題が起きたときの解決策として使うものであり、ワークフローを日常的に実行する手段としては使わないよう記載されています。「処理」は通常の承認処理に使い、「移行」はトラブル対応の場面で使います。

承認待ちのレコードが多数ある場合でも、一括更新の「処理」を使えば、まとめて次の状態へ進められます。

必ずワークフローの設計の確認・プレビューでの対象の確認を行った上で実施してください。